Spätestens seit ein Großteil der schriftlichen Kommunikation mittels E-Mail erfolgte, war das papierlose Büro in den Köpfen von Zukunftsforschern geboren. Sämtliche Daten und Dokumente können, zumindest theoretisch, digital verwaltet und archiviert werden. Doch was in der Theorie durchaus praktikabel erscheint, scheitert gegenwärtig noch immer an der gängigen Praxis.

So einfach, schnell und günstig es ist, Nachrichten und Dokumente mittels E-Mails zu versenden, so sehr ist und bleibt der Mensch Gewohnheitstier. Mails und Anhänge werden ebenso gerne gedruckt wie Webinhalte. Einfach oder auch gleich mehrfach, denn der Aufwand ist minimal. Selbiges gilt für die schriftliche Kommunikation per Brief. Was früher aufwändig und umsichtig per Schreibmaschine verfasst wurde, tippt sich dank moderner Textverarbeitung schnell in den PC und kann beliebig oft ausgedruckt werden. Tippfehler oder inhaltliche Veränderungen lassen sich auch im Nachhinein schnell korrigieren bzw. ergänzen – und ganz unkompliziert wird das neue Dokument gedruckt.

Nicht zuletzt die Archivierungspflicht für geschäftliche Korrespondenz aber sorgt dafür, dass Briefe wie auch E-Mails ausgedruckt und, ganz traditionell, in Ordnern abgeheftet werden. Noch immer verfügen die wenigsten Unternehmen über ein funktionierendes digitales Archiv, das möglichen Prüfungen standhalten würde.

Auch die Rechnungsstellung hat gemäß der gesetzlichen Vorgaben zu erfolgen. Nur Rechnungen mit digitaler Signatur gelten als ordnungsgemäß. Die digitale Signatur ist vom Rechnungssteller vorzunehmen, jedoch muss der Empfänger ebenjene auch tatsächlich verarbeiten können. Verfügt dieser nicht über die erforderliche Technologie, gefährdet er seinen Vorsteuerabzug. Die logische Folge: der Versand der Rechnungen erfolgt überwiegend noch immer in der Papiervariante auf dem Postweg. Zwar werden die Belege dann oftmals gescannt um bspw. mittels SAP weiter bearbeitet zu werden, allerding muss die Ablage wiederum in gewohnter Manier erfolgen.

So verwundert es kaum, dass der Verbrauch an Papier wie auch Druckmaterialien in den letzten Jahren rasant gestiegen ist. Ein Kostenfaktor, der oftmals noch unterschätzt wird. Nur wer auf günstige Verbrauchsmaterialien, wie bspw. Kyocera Druckerpatronen und Papier-Sonderangebote ausweicht, kann diese Kosten im Rahmen halten. Ein durchdachterer Umgang bei der täglichen Büroarbeit könnte ebenfalls Abhilfe schaffen und helfen, Geld zu sparen. Das papierlose Büro aber, das dürfte vorerst, nicht zuletzt auch aufgrund der rechtlichen Anforderungen, reine Utopie bleiben.